O Secretariado é o órgão administrativo permanente e o centro operacional da Associação das Autoridades Eleitorais Africanas (AAEA). Atualmente sediado em Acra, no Gana, é responsável pela gestão quotidiana da Associação e pela implementação das decisões e diretrizes da Assembleia Geral e do Comité Executivo, em conformidade com os Estatutos da AAEA.
Dirigido pelo Secretário-Geral, que desempenha as funções de diretor-geral e de representante principal da Associação, o Secretariado coordena as atividades, os programas e as iniciativas estratégicas da AAEA no âmbito da sua missão de promover eleições democráticas, credíveis e pacíficas em toda a África. Desempenha um papel central no reforço da cooperação entre os órgãos de gestão eleitoral (OGE) membros, apoiando a profissionalização da administração eleitoral, facilitando a partilha de conhecimentos, competências e tecnologias, e promovendo as melhores práticas em matéria de gestão eleitoral em todo o continente.
O Secretariado é responsável por organizar e preparar as reuniões da Assembleia Geral e do Comité Executivo, redigir relatórios sobre as atividades da Associação, elaborar recomendações e orientações políticas sobre questões eleitorais, jurídicas e políticas de interesse comum para os membros, e assegurar a conservação dos arquivos e documentos oficiais da Associação. Prepara igualmente os orçamentos-programa, apoia os processos de reporte financeiro e de prestação de contas e contribui para a implementação das decisões adotadas pelos órgãos dirigentes da Associação.
No âmbito da execução do mandato da Associação, o Secretariado facilita a cooperação e a consulta entre as OGE membros, incentiva a aprendizagem entre pares e o reforço de capacidades, e coordena conferências, seminários, fóruns, intercâmbios profissionais e outras iniciativas destinadas a reforçar a integridade eleitoral e a governação democrática. Estabelece e mantém igualmente parcerias com organizações eleitorais regionais e internacionais, parceiros de desenvolvimento e outras partes interessadas, promovendo assim a colaboração e a mobilização de recursos em apoio aos objetivos da Associação.
Graças a estas funções, o Secretariado constitui o pilar institucional da AAEA, assegurando a continuidade, a coordenação e a implementação eficaz dos trabalhos da Associação, ao mesmo tempo que apoia a sua visão de uma África democrática baseada em processos eleitorais credíveis e em instituições de gestão eleitoral sólidas e independentes.